CRM und Datenschutz: cobra CRM Version 2018

unterstützt Sie mit zahlreichen Datenschutz-Funktionen bei der Erfüllung der EU-DSGVO

 

Die neuen Leistungen der cobra CRM Version 2018 für Ihren Datenschutz

  • Die Basis: Personenbezogene Daten müssen gekennzeichnet und konfiguriert werden.
  • Im Berechtigungskonzept wird geregelt, wer im Unternehmen die Daten verarbeiten darf.
  • Mit cobra 2018 DATENSCHUTZ-ready können Sie dem Recht auf Auskunft schnell und systematisch entsprechen und die personenbezogenen Daten auf Knopfdruck ausgeben.
  • Zur Löschung vorgesehene Datensätze können sofort oder auch zeitlich versetzt gelöscht sowie nach der Löschung auf eine Sperrliste gesetzt werden.
  • Mit cobra CRM kann protokolliert werden wer wann Daten weitergeleitet hat und was das Ziel dieser Weiterleitung ist.

 

 

Die Basis: Konfiguration und Kennzeichnung

Um personenbezogene Daten bearbeiten zu können, ist es wichtig vorab zu analysieren, wo diese gespeichert sind. Dann können sie als personenbezogen gekennzeichnet und konfiguriert werden. Neben der reinen Information was personenbezogene Daten sind, spielen auch die Quellen und der Verwendungszweck eine wichtige Rolle. Es muss dokumentiert werden, woher die Adresse stammt und für welche Verarbeitung im Unternehmen eine Erlaubnis vorliegt.

Definition: 

Was sind personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen? cobra unterstützt hier mit einem Assistenten für Festlegung und Konfiguration personenbezogener Daten.

Abfrage von Quellinformationen:

  • Woher kommen die personenbezogenen Daten?
  • Wer ist zuständig für die Erfassung von Daten?
  • Wer ist zuständig für Auskunfts- und Löschanfragen?


Rollen- und Rechtekonzept:

In cobra erfolgt die Festlegung der Berechtigten für die Verwaltung personenbezogener Daten. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer wann welche Daten bearbeitet hat.

 

Recht auf Auskunft

Betroffene haben ein Recht auf Auskunft zu ihren jeweiligen personenbezogenen Daten.

So können beispielsweise Betroffene künftig folgende Auskünfte von Unternehmen verlangen:

  • Welche personenbezogene Daten haben Sie über mich gespeichert?
  • Wofür haben Sie diese Daten gespeichert?
  • Wie lange werden die Daten gespeichert? 

 

Mit cobra 2018 DATENSCHUTZ-ready sind Sie in der Lage, dem Recht auf Auskunft zu entsprechen und die personenbezogenen Daten auf Knopfdruck auszugeben.

Im Falle einer Auskunftsanfrage können Sie die entsprechende Adresse markieren und über wenige Schritte die vorher definierten personenbezogenen Daten ausgeben.

 

Recht auf Löschung

Betroffene haben das Recht auf Vergessenwerden, das bedeutet sie können jederzeit die Löschung ihrer Daten verlangen.

 

 

Mit cobra ist die Umsetzung der Löschung ganz einfach. Durch die vorherige Konfiguration personenbezogener Daten kann man nun über das CRM diese einfach zur passenden Person filtern und über den Auswahl-Assistenten löschen.

Zur Löschung vorgesehene Datensätze können sofort oder auch zeitlich versetzt gelöscht werden. Es muss im Vorfeld geprüft werden, ob eventuell Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind!

Nach der Löschung können Sperrvermerke gesetzt und Adressen auf eine Sperrliste gesetzt werden, um einen widerholten Import der Adresse zu verhindern.

Durch die Aktivierung eines Löschplans können Daten zeitlich gesteuert, gegebenfalls auch automatisiert, gelöscht werden. Zum Beispiel nachdem der Verwendungszweck erloschen ist.

 

Weitergabe von personenbezogenen Daten

Oft müssen personenbezogene Daten an Dienstleister weitergegeben werden. Laut der EU-DSGVO ist man verpflichtet, dies im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung zu regeln.

Mit cobra CRM kann protokolliert werden wer wann Daten weitergeleitet hat und was das Ziel dieser Weiterleitung ist, beispielsweise für einen postalischen Versand.

Ausserdem kann bei jeder Adresse ein Verarbeitungszweck hinterlegt werden. Der Verarbeitungszweck wird in einer zusätzlichen Tabelle gepflegt, hier kann die Dauer und der Grund bei jeder Adresse einzeln hinterlegt werden.

 

 

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Unter CRM und Datenschutz, haben wir für Sie die wichtigsten Informationen zum Thema zusammengestellt: https://crm.cobraag.ch/crm-und-datenschutz cobra

 

 

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