CRM und Datenschutz mit cobra CRM

unterstützt Sie mit zahlreichen Datenschutz-Funktionen bei der Erfüllung des DSG

 

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Die Leistungen von cobra CRM für Ihren Datenschutz

  • Die Basis: Personendaten müssen gekennzeichnet und konfiguriert werden.
  • Im Berechtigungskonzept wird geregelt, wer im Unternehmen die Daten verarbeiten darf.
  • Mit cobra CRM DATENSCHUTZ-ready können Sie dem Recht auf Auskunft schnell und systematisch entsprechen und die personenbezogenen Daten auf Knopfdruck ausgeben.
  • Zur Löschung vorgesehene Datensätze können sofort oder auch zeitlich versetzt gelöscht sowie nach der Löschung auf eine Sperrliste gesetzt werden.
  • Mit cobra CRM kann protokolliert werden, wer wann Daten weitergeleitet hat und was das Ziel dieser Weiterleitung ist.

 

 

Die Basis: Konfiguration und Kennzeichnung

Um Personendaten bearbeiten zu können, ist es wichtig, vorab zu analysieren, wo diese gespeichert sind. Dann können sie als personenbezogen gekennzeichnet und konfiguriert werden. Neben der reinen Information was Personendaten sind, spielen auch die Quellen und der Verwendungszweck eine wichtige Rolle. Es muss dokumentiert werden, woher die Adresse stammt und für welche Verarbeitung im Unternehmen eine Erlaubnis vorliegt.

Definition: 

Was sind Personendaten in Ihrem Unternehmen? cobra unterstützt hier mit einem Assistenten für Festlegung und Konfiguration ebendieser.

Abfrage von Quellinformationen:

  • Woher kommen die Personendaten?
  • Wer ist zuständig für die Erfassung von Daten?
  • Wer ist zuständig für Auskunfts- und Löschanfragen?


Rollen- und Rechtekonzept:

In cobra erfolgt die Festlegung der Berechtigten für die Verwaltung von Personendaten. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer wann welche Daten bearbeitet hat.

 

Recht auf Auskunft

Betroffene haben ein Recht auf Auskunft zu ihren jeweiligen Personendaten.

So können beispielsweise Betroffene künftig folgende Auskünfte von Unternehmen verlangen:

  • Welche Personendaten haben Sie über mich gespeichert?
  • Wofür haben Sie diese Daten gespeichert?
  • Wie lange werden die Daten gespeichert? 

 

Mit cobra CRM DATENSCHUTZ-ready sind Sie in der Lage, dem Recht auf Auskunft zu entsprechen und die Personendaten auf Knopfdruck auszugeben.

Im Falle einer Auskunftsanfrage können Sie die entsprechende Adresse markieren und über wenige Schritte die vorher definierten Personendaten ausgeben.

 

Recht auf Löschung

Betroffene haben das Recht auf Vergessenwerden, das bedeutet sie können jederzeit die Löschung ihrer Daten verlangen.

 

Mit cobra ist die Umsetzung der Löschung ganz einfach. Durch die vorherige Konfiguration von Personendaten kann man nun über das CRM diese einfach zur passenden Person filtern und über den Auswahl-Assistenten löschen.

Zur Löschung vorgesehene Datensätze können sofort oder auch zeitlich versetzt gelöscht werden. Es muss im Vorfeld geprüft werden, ob eventuell Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind!

Nach der Löschung können Sperrvermerke gesetzt und Adressen auf eine Sperrliste gesetzt werden, um einen widerholten Import der Adresse zu verhindern.

Durch die Aktivierung eines Löschplans können Daten zeitlich gesteuert, gegebenfalls auch automatisiert, gelöscht werden. Zum Beispiel nachdem der Verwendungszweck erloschen ist.

 

Weitergabe von Personendaten

Oft müssen Personendaten an Dienstleister weitergegeben werden. Laut des DSGs und der EU-DSGVO ist man verpflichtet, dies im Rahmen einer Auftragsdatenbearbeitung zu regeln.

Mit cobra CRM kann protokolliert werden, wer wann Daten weitergeleitet hat und was das Ziel dieser Weiterleitung ist, beispielsweise für einen postalischen Versand.

Ausserdem kann bei jeder Adresse ein Verarbeitungszweck hinterlegt werden. Der Verarbeitungszweck wird in einer zusätzlichen Tabelle gepflegt, hier kann die Dauer und der Grund bei jeder Adresse einzeln hinterlegt werden.

 

 

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cobra WEB PRO – Newsletter-Abos komfortabel und rechtskonform verwalten

cobra WEB PRO ist ein Zusatzmodul für alle cobra CRM-Lösungen und unterstützt Sie mit folgenden Funktionen:

  • Web-Frontend zum Publizieren von Online-Formularen und Erstellen eines Download-Bereichs
  • Verwaltung von Newsletter-Abos und Download-Inhalten
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Sind Sie schon DATENSCHUTZ-ready? Informieren Sie sich hier über die wichtigsten Änderungen, die mit dem neuen DSG ab September 2023 auf Sie zukommen: www.cobraag.ch/DSG

Unter CRM und Datenschutz haben wir zudem Sie zusammengefasst, warum auch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) für Sie relevant ist.

 

 

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